Đối soát là một hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp hay cá nhân kinh doanh online vì đây là cơ hội kiểm tra những hoạt động gian lận và ngăn ngừa những sai sót trong báo cáo tài chính. Đối soát thường được thực hiện định ký hàng tuần,tháng quý, nó như một phần của trong thủ tục kế toán thông thường. Vậy đối soát là gì? và đâu là cách đối soát hiệu quả nhất. Hãy cùng Dinos tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây nhé.
Nội dung chính
Đối soát là gì?
Đối soát trong tiếng Anh có nghĩa là For Control. Là một phương pháp kết hợp giữa đối chiếu và rà soát số liệu chi phí.
Người ta thường dùng phương pháp này để đối soát các chi phí giữa các bên liên quan với nhau như: Đối soát thu tiền hộ trong các dịch vụ mua sắm online, Đối soát chi phí giữa hai bên công ty di động…
Những vấn đề thường gặp phải trong quá trình đối soát
Trong quá trình đối soát, có một số vấn đề thường gặp phải như:
Sai sót trong dữ liệu: Đây là một trong những vấn đề phổ biến nhất trong quá trình đối soát. Có thể do nhập sai số liệu, sai chính tả, sai định dạng,… Điều này dẫn đến sự không khớp dữ liệu giữa các bên trong quá trình đối soát.
Không khớp số tiền: Đây là một trong những vấn đề rất thường xuyên gặp phải khi đối soát, tức là số tiền trên hệ thống của một bên không khớp với số tiền trên hệ thống của bên kia. Không khớp trong số tiền, có thể là kết quả trong khi nhập sai số liệu hoặc do các biến động trong số tiền được chuyển.
Thời gian chậm trễ: có thể xảy ra nếu một bên không hoàn thành đối soát theo thời hạn hoặc nếu quá trình đối soát bị trì hoãn.
Phương thức đối soát khác nhau: Nếu các bên sử dụng phương thức đối soát khác nhau,điều này có thể dẫn đến những sự khác biệt trong quá trình đối soát.
Sai sót trong quá trình xử lý: Một số lần trong quá trình xử lý đối soát có thể gặp phải một vài sai sót. Nguyên nhân có thể do việc sử dụng phần mềm xử lý không đúng cách hoặc lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu…
Thông tin còn thiếu: Một trong số trường hợp có thể là do một số thông tin còn thiếu trong quá trình đối soát, điều này dẫn đến sự không khớp dữ liệu các bên và những dữ liệu còn thiếu thì cần phải được giải quyết để hoàn thành quá trình đối soát
XEM THÊM: Chính sách khách hàng là gì? Cách xây dựng CSKH tối ưu cho DN
Nhiều điều cần lưu ý để việc đối soát được dễ dàng hơn
Để đảm bảo trong quá trình đối soát được dễ dàng và hiệu quả, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Xác định điều kiện và thỏa thuận trước khi bắt đầu đối soát. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng các bên đã đồng ý với các điều khoản và điều kiện trong đối soát.
- Thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng số liệu và thông tin được cập nhật một cách đầy đủ và chính xác. Điều này sẽ tránh khỏi những sai sót trong quá trình đối soát.
- Sử dụng phương tiện đối soát hiệu quả như: Phần mềm đối soát trực tuyến, email, fax hay một số công cụ để truyền tải thông tin đối soát một cách nhanh chóng và chính xác
- Lưu trữ những thông tin, tài liệu liên quan đến quá trình đối soát một cách cần thận và có hệ thống. Điều này sẽ giúp giảm thiểu được những thiếu sót và sai lệch trong quá trình đối soát.
- Giải quyết những vấn đề về sai sót kịp thời bằng cách liên lạc với những bên liên quan và xác định đâu là nguyên nhân để tìm ra những giải pháp phù hợp nhất.
- Sử dụng những ứng dụng tự động hóa giúp tăng tính hiệu quả và giảm thiểu thời gian thực hiện quá trình đối soát
- Cần đảm bảo rằng những bên đối soát luôn có sự hiểu biết về các quy trình và điều kiện đối soát.
- Luôn cập nhật các chuẩn mực và quy trình đối soát mới nhất để đảm bảo tính hiệu quả và đáp ứng được những yêu cầu của ngành.
Những câu hỏi liên quan đến đối soát
Dưới đây là một số thắc mắc xoay quanh quá trình đối soát:
Thời gian đối soát là bao lâu?
Tùy thuộc vào các điều kiện và thỏa thuận giữa các bên mà thời gian đối soát có thể khác nhau: Thông thường, thời gian đối soát được tính từ thời điểm yêu cầu đối soát đến khi hoàn thành quá trình đối soát.
Số tiền cần đối soát là bao nhiêu?
Để tính được số tiền cần đối soát bạn cần phải xác định được số tiền được chuyển giữa các tài khoản hoặc hệ thống là bao nhiêu. Số tiền cần đối soát sẽ là tổng số tiền được chuyển trong quá trình đối soát.
Đối soát sử dụng phương thức nào?
Các phương thức đối soát phổ biến nhất bao gồm: Chuyển khoản ngân hàng, thử điện tử, fax, hoặc đối soát trực tuyến. Những phương pháp cụ thể sẽ được sử dụng phụ thuộc vào những thỏa thuận giữa các bên.
Các khoản phí được tính trong quá trình đối soát?
Một số khoản phí được tính trong đối soát như: Phí đối soát, phí giao dịch, phí xử lý, phí chuyển khoản…Các khoản phí này được tính dựa trên các thỏa thuận giữa các bên.
Trên đây là thông tin về đối soát là gì? Những điều cần lưu ý khi đối soát để tối đa sai sót và đảm bảo quyền lợi của mình nhé.
Dinos Việt Nam là nền tảng Affiliate Marketing trực tuyến tại Việt Nam. Nếu bạn chưa đăng ký thành công tài khoản tiếp thị liên kết của Dinos thì hãy đăng ký theo link bên dưới này nhé!