Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thì workshop là một thuật ngữ quen thuộc. Các buổi workshop hiện nay diễn ra với rất nhiều các chủ đề khác nhau và quy mô ngày càng trở nên nhiều và phổ biến hơn. Để một buổi workshop diễn ra suôn sẻ thì những người lập kế hoạch cần có sự chuẩn bị chỉnh chu và chuyên nghiệp trong từng khâu, từng bước thực hiện. Vậy trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu workshop là gì và cách để tổ chức một buổi workshop thành công nhé.
Workshop là gì?
Workshop là một loạt các hoạt động đào tạo hoặc hội thảo tập trung vào việc truyền đạt kiến thức, kỹ năng hoặc kinh nghiệm cụ thể trong một lĩnh vực nào đó. Trong buổi workshop, các chuyên gia hoặc người có kinh nghiệm sẽ hướng dẫn, giảng dạy và thực hành cùng với những người tham dự để họ có thể học hỏi và áp dụng những kiến thức mới một cách có hiệu quả.
Thời gian diễn ra các buổi workshop thường trong một khoảng thời gian ngắn, tùy thuộc vào nội dung của chương trình đào tạo. Chủ đề của những buổi workshop cũng rất đa dạng, từ những kỹ năng cá nhân tới các kỹ năng chuyên ngành như lập trình, thiết kế,…
Phân loại các hình thức workshop
Có nhiều cách để phân loại các hình thức workshop tùy thuộc vào nhiều các yếu tố khác nhau như phương pháp tổ chức, mục tiêu, đối tượng tham gia:
Theo phương pháp tổ chức:
- Workshop trực tiếp: Những người tham dự gặp trực tiếp, diễn ra tại một thời điểm cụ thể
- Workshop trực tuyến: Diễn ra thông qua internet, người tham dự từ xa thông qua máy tính hoặc các thiết bị di động.
Theo mục tiêu workshop:
- Workshop học thuật: Tập trung vào việc chia sẻ kiến thức, kỹ năng hoặc nghiên cứu trong một lĩnh vực cụ thể.
- Workshop nghệ thuật: Tập trung vào phát triển kỹ năng sáng tạo và nghệ thuật, như hội họa, âm nhạc, văn chương, và điện ảnh.
- Workshop kỹ năng: Tập trung vào việc phát triển kỹ năng cá nhân hoặc chuyên môn như quản lý thời gian, giao tiếp hiệu quả, hoặc lãnh đạo.
Theo đối tượng người tham gia:
- Workshop công ty: Dành cho nhân viên của một công ty hoặc tổ chức, thường nhằm mục đích đào tạo và phát triển nhân viên.
- Workshop cộng đồng: Mở cho cộng đồng rộng lớn, bao gồm cả những người quan tâm đến một chủ đề hoặc lĩnh vực cụ thể.
- Workshop cá nhân: Dành cho cá nhân muốn nâng cao kiến thức, kỹ năng, hoặc sự sáng tạo của bản thân.
Theo thời lượng workshop:
- Workshop ngắn hạn: Diễn ra trong khoảng vài giờ đến một hoặc hai ngày.
- Workshop dài hạn: kéo dài từ vài ngày đến vài tuần hoặc thậm chí một khoá học đào tạo kéo dài hàng tháng.
Quy trình tổ chức một buổi workshop hoàn chỉnh
Nếu bạn đang là dân tổ chức sự kiện thì việc nắm rõ quy trình tổ chức cho một buổi workshop là rất quan trọng. Để giúp bạn nắm rõ vấn đề này, dưới đây Dinos sẽ giúp bạn tìm hiểu quy trình các bước tổ chức một buổi workshop chuyên nghiệp nhé:
Bước 1: Xác định chủ đề của buổi workshop
Chủ đề của buổi workshop là yếu tố đầu tiên bạn cần đề cập tới. Chủ đề của buổi workshop là cơ sở chính giúp bạn xây dựng nội dung, lên kế hoạch cho các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi workshop.
Để xác định được chủ đề của buổi workshop, bạn cần nhìn nhận một số câu hỏi sau:
- Đối tượng hướng đến trong buổi workshop của bạn là ai? Nội dung bạn sẽ chia sẻ trong buổi workshop là gì?
- Buổi workshop được tổ chức theo hình thức nào?
- Đã có những buổi workshop tương tự diễn ra hay chưa? Khảo sát ý kiến các thành viên khác để thu thập thêm các thông tin nhiều chiều hơn.
Bước 2: Thiết lập ngân sách cho buổi workshop
Khi tổ chức buổi workshop, ngân sách sẽ ảnh hưởng tới quy mô và mức độ của sự kiện mà bạn sẽ tổ chức. Thiết lập ngân sách sẽ giúp cho người tổ chức có được một sự kiện thành công trong phạm vi tài chính đã được xác định trước, tránh làm tổn thất chi phí ngoài ý muốn.
Ngoài ngân sách chủ động được trích ra từ phía ban tổ chức, có những workshop sẽ cần đến những nguồn tài trợ, việc thiết lập nguồn ngân sách chi tiết và chỉn chu sẽ giúp bạn dễ dàng thu hút đối tác và nhà tài trợ. Một số các hạng mục giúp bạn lập ngân sách chi tiết hơn như:
- Chi phí thuê địa điểm tổ chức workshop
- Chi phi thuê các trang thiết bị, đồ dùng cần thiết
- Chi phí chi trả cho chuyên gia, diễn giả
- Chi phí in ấn: standee, poster quảng cáo, các tài liệu liên quan
- Chi phí ăn uống nếu có
Ngân sách càng chi tiết thì bạn sẽ càng dễ dàng hạch toán chi phí, xem xét cũng như cắt giảm các chi phí khác nếu thấy chưa hợp lý.
Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức workshop
Bất kỳ một sự kiện, event nào cũng cần phải lên kế hoạch từ trước. Một bản kế hoạch càng chi tiết thì buổi workshop của bạn sẽ càng dễ thực hiện và điều hướng sự kiện đi đúng với mục tiêu đã đề ra.
Một số tiêu chí để lập kế hoạch tổ chức workshop hiệu quả bạn có thể tham khảo:
Mục tiêu của buổi workshop: Mục tiêu của buổi workshop là yếu tố giúp bạn quyết định được phương pháp chia sẻ, thảo luận và các hoạt động diễn ra tại buổi workshop. Mục tiêu buổi workshop là gì thì tổ chức workshop sẽ xoay quay vấn đề đó. Ví dụ buổi workshop có mục tiêu là chia sẻ các kiến thức về affiliate marketing thì nội dung và các phương pháp trong buổi đó phải tập trung vào việc nói về các khía cạnh khác nhau của affiliate marketing.
Địa điểm và thời gian diễn ra buổi workshop: Kế hoạch workshop của bạn cần cung cấp thông tin về địa điểm và thời gian tổ chức cho người tham gia. Bạn nên ghi cụ thể thời gian bắt đầu bao gồm giờ và ngày/tháng/năm trong bản kế hoạch. Về địa điểm, bạn có thể đưa ra một vài địa điểm đã khảo sát trước về giá cả và không gian, nên chọn các địa điểm thoáng, rộng, chỗ ngồi thoải mái và thuận tiện trong việc kết nối các thiết bị hỗ trợ như loa đài, máy chiếu, máy tính, v.vv…
Kinh phí tổ chức: Đưa ra con số cụ thể về kinh phí tổ chức workshop vào bản kế hoạch để những người thuộc ban tổ chức có thể nắm rõ.
Ban tổ chức và khách mời tham dự: Ghi rõ thông tin về những người tham gia tổ chức buổi workshop. Gửi thư mời đến các khách mời tham dự và dự thảo những cá nhân có thể tham gia.
Đọc thêm: Digital Marketing Là Gì? Cách Xây Dựng Chiến Lược Digital MarketingBước 4: Xây dựng chiến lược quảng bá cho buổi workshop
Quảng bá cho buổi workshop là việc làm giúp nhiều người biết đến sự kiện, từ đó thu hút và lôi cuốn họ tham gia. Bạn có thể tập trung vào việc quảng cáo trên các trang mạng xã hội, thông qua báo chí,…
Trong một bài quảng bá, các nội dung cần được chú trọng như: chủ đề workshop là gì? Thời gian và địa điểm diễn ra sự kiện? Diễn giả chia sẻ trong buổi workshop là ai? Giá trị mà người xem nhận được khi tham gia buổi workshop là gì?, …
Bước 5: Chuẩn bị cho buổi workshop
Trước khi buổi workshop diễn ra thì trước mắt cần chú trọng vào bước chuẩn bị, đây là một bước vô cùng quan trọng. Việc chuẩn bị sẽ giúp bạn theo sát chương trình và dự phòng những tình huống phát sinh có thể xảy ra. Các vấn đề cần chuẩn bị trong khâu này:
Không gian tổ chức workshop, bao gồm việc sắp xếp bàn ghế, sân khấu, các trang thiết bị ánh sáng âm thanh. Chạy thử các thiết bị để đảm bảo tất cả hoạt động trơn tru không gặp bất trắc gì có thể xảy ra.
Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như: soát vé vào cửa, tea break (nếu có), món ăn nhẹ,…
In các loại tài liệu phục vụ sự kiện
Gửi thiệp đến khách hàng
Bước 6: Tổ chức buổi workshop
Bước này chính là khâu diễn ra sự kiện workshop, khi mọi thứ đã được sắp xếp chỉn chu thì đây là bước đảm bảo các thông tin chia sẻ tại buổi workshop được diễn ra đúng như trong kế hoạch và kịch bản đã chuẩn bị trước
Việc phát sinh các tình huống ngoài lề là không thể tránh khỏi dù bạn đã lên một bản kế hoạch kỹ càng. Người điều phối lúc này cần nhanh chóng đưa ra các phương án xử lý để các hoạt động không bị gián đoạn.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả buổi workshop
Đánh giá là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức workshop. Việc đưa ra đánh giá thể hiện nỗ lực cải thiện và mong muốn hoàn thiện hơn của các đơn vị tổ chức workshop ở những lần tổ chức sau.
Khi thực hiện đánh giá, bạn cần rút ra được các thông tin bao gồm:
Những ưu nhược điểm trong buổi workshop đó
Những điểm cần khắc phục cho buổi workshop sau
Tiếp thu các ý kiến đánh giá của các người tham dự về buổi workshop
Tổng hợp những nội dung về buổi workshop và tạo thành tài liệu để gửi cho người tham dự hoặc để làm ví dụ cho những buổi sau.
Kết luận
Tóm lại, workshop là hoạt động mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Nếu biết tận dụng kênh quảng bá này, doanh nghiệp sẽ thu về nhiều thành công trong tiếp thị hình ảnh. Hy vọng với những thông tin Dinos Việt Nam vừa cung cấp, bạn sẽ có cái nhìn đầy đủ về workshop là gì và quy trình tổ chức một buổi workshop hoàn chỉnh. Chúc bạn thành công.
Đừng quên theo dõi Dinos Việt Nam thường xuyên để cập nhật những thông tin Marketing mới nhất nhé.